In de vorige blog las je je een voorbeeld waarbij we deze vorm van wijzigingsbeheer ingezet hebben, namelijk na de ingang van de nieuwe regelgeving met betrekking tot het Betaald Ouderschapsverlof. Een andere organisatie koos ervoor om Change Management in te zetten bij het optimaliseren van de inrichting van het declaratieproces.
In de oude situatie liep het declaratieproces van creditcarddeclaraties door de normale declaraties. Doordat het proces op deze manier ingericht was, werden ook de creditcarddeclaraties aan de medewerkers uitbetaald. Dit was niet de bedoeling, want het betrof namelijk een bedrijfscreditcard. De kosten zijn dus door de werkgever betaald en niet door de medewerker.
Je kunt je wel voorstellen wat voor extra handelingen dit met zich meebracht om te corrigeren en de eventuele irritatie bij medewerkers. Daarnaast wil je natuurlijk voorkomen dat je dubbel betaalt.
Het opnieuw inrichten van het proces voor creditcarddeclaraties in AFAS was vrij eenvoudig. De voorbereiding, uitvoer, het testen van beide declaratieprocessen én het aanpassen van de koppeling besloeg in totaal slechts 3 uur.
Onze Service Consultant liep samen met de klant het hele proces in AFAS door en concludeerde waar de knelpunten in het proces zaten. Daarnaast heeft de klant met de koppelconsultant de koppelingen gecontroleerd om te kijken of de ingestuurde informatie ook meekwam naar het andere systeem.
In de nieuwe inrichting worden creditcarddeclaraties nu niet meer uitbetaald aan de medewerker. De salarisadministrateur hoeft niet meer elke maand een controle uit te voeren om te checken of er dubbele betalingen op creditcarddeclaraties zijn gedaan om het uitbetaalde bedrag vervolgens tegen te boeken. Naast een beter gestroomlijnd proces levert dit de salarisadministrateur ook minder handmatige handelingen op. Hierdoor is de kans op fouten echt aanzienlijk verminderd!
De situatie was onveranderd gebleven als de klant er niet voor had gekozen om Change Management in te zetten. De salarisadministrateur had dan dus meer handmatig werk uit moeten voeren en was meer tijd kwijt door de maandelijkse controles. Ook al had de salarisadministrateur voor zijn of haar gevoel wel het idee zelf meer inzicht te hebben wat er aan creditcarddeclaraties was ingediend. Daarbij was de foutgevoeligheid bij handmatige handelingen in de salarisverwerking hoger gebleven.
Lees meer over het doel, de voordelen en de zekerheden van Change Management op deze pagina. Wil je graag meer weten? Vul dan het contactformulier in en één van onze experts uit het Service Team belt je terug.
