Digitaliseer de processen van je zorginstelling in 5 stappen
Herken jij dit ook? Medewerkers voeren vaak exact dezelfde handelingen uit die veel tijd kosten en erg foutgevoelig zijn. Informatieverzoeken van cliënten worden handmatig behandeld, zelfs als het om vergelijkbare verzoeken of gewenste inzichten gaat. Meerdere medewerkers werken met eenzelfde Excelbestand en resultaten zijn niet altijd meetbaar. Je hebt het gevoel dat werk- en bedrijfsprocessen efficiënter kunnen, maar je weet niet hoe. Als je één van deze punten herkent en de vorige blog hebt gelezen, 3 redenen om jouw zorgprocessen te digitaliseren , dan ben je ongetwijfeld overtuigd dat digitaliseren een must is.
Toch brengen veranderingen vaak weerstand op. Of dit nu in het dagelijks leven, of op de werkvloer is. Het is voor iedereen herkenbaar. Daarom zoek je een partner die je vertrouwt. Die je meeneemt in het proces. Dat is precies wat we bij KWEEKERS doen. Er zijn verschillende methodes om een project vorm te geven. KWEEKERS heeft een eigen projectaanpak ontwikkeld om projecten te managen. Met deze projectaanpak zorgen we ervoor dat een project voorspelbaar wordt. Onze manier van werken heeft zichzelf bewezen. 95% Van onze projecten worden namelijk binnen tijd, budget en tevredenheid opgeleverd! Benieuwd naar onze projectaanpak? Lees dan snel verder!
Stap 1: Uitdagingen & behoeften analyseren
Zet je schrap, want je staat op het punt om de bedrijfsprocessen van je zorginstelling te digitaliseren. Best spannend, toch? Wat kun je verwachten van zo’n traject? Allereerst is het cruciaal om jouw doelen voor digitalisering duidelijk te hebben. Duik samen met ons in de bestaande processen, verken AFAS-software, en bekijk hoe we deze optimaal kunnen inzetten voor jouw toekomstige doelen. We analyseren zowel de duidelijke als de verborgen uitdagingen binnen je organisatie en passen onze aanpak hierop aan. Samen zetten we de eerste stappen naar een geslaagd project.
Stap 2: Samen richten we het systeem in
Nu begint het echte werk. Samen gaan we je bedrijfsprocessen inrichten in de ERP-software. Dit begint met de basis: het invullen van medewerkersgegevens en het opzetten van de processen zoals die uit de analyse zijn gekomen. Ook de koppelingen worden nu aangesloten en getest. Via simpele koppelingen in de U-Turn omgeving, koppel je externe systemen zoals applicaties, servers en databases aan bijvoorbeeld AFAS Profit. De U-Turn verzamelt, bewerkt en koppelt deze gegevens. Zo komt alle data in één systeem en blijft deze altijd up-to-date. Daarnaast is het essentieel dat we tijdig starten met het opleiden van jouw gebruikers, zodat iedereen klaar is voor de livegang met voldoende kennis en vertrouwen. Daarvoor kies je uit verschillende trainingsopties die zijn afgestemd op de behoeften van jouw team:
- Cursussen bij AFAS
- Training on-the-job tijdens consultancydagen van KWEEKERS
- Train-de-trainer sessies gefaciliteerd door onze consultants
Met deze voorbereidingen zorg je ervoor dat jouw team zonder knikkende knieën klaar is voor de livegang.
Stap 3: Communicatie, testen & acceptatie
De acceptatiefase is cruciaal voor het succes van je digitaliseringsproject. Het is het moment waarop je medewerkers echt gaan werken met het nieuwe ERP-systeem. Dit is jouw kans om te zien hoe ze de overstap naar de nieuwe digitale werkwijze en geautomatiseerde processen ervaren en wat hun feedback is.
Tijdens deze fase is het van belang dat er duidelijke communicatie is binnen het team. Informeer elkaar tijdig en betrek iedereen actief bij de nieuwe manier van werken. Door hen al vroeg in het proces te betrekken, laat je ze niet alleen het probleem herkennen en erkennen, ze worden ook een deel van de oplossing. Dit kan de doorslag geven voor het slagen van het project. Hoe groter de groep met betrokken collega’s, hoe uitdagender het kan zijn. Bij KWEEKERS denken we graag met je mee om dit proces te vergemakkelijken. Sta open voor opbouwende kritiek en zorg ervoor dat je deze voor de livegang hebt gehoord en verwerkt. Dit helpt om kritische punten na de livegang te voorkomen. Daarnaast adviseren we om werkinstructies op te stellen die helderheid en structuur bieden aan de medewerkers over hun nieuwe taken binnen het systeem.
Stap 4: Ready for take-off?
Na alle voorbereidingen en het grondig testen van het systeem, is het moment daar om te beslissen: gaan we live of niet? Deze beslissing neem je niet alleen. Samen met de projectmanager, de werkgroep en de projectleider en consultants van KWEEKERS, check je of alles gereed is voor deze grote stap. Hier volgt de checklist die we samen doorlopen:
- Training: Zijn de key-users en professionals adequaat getraind, zowel intern als via AFAS?
- Test/acceptatie: Zijn alle testscenario’s uitgevoerd en goedgekeurd door de eindgebruikers?
- Inrichting: Is er een akkoord op de inrichting volgens het geaccordeerde plan?
- Data migratie/conversie: Is alle benodigde data succesvol gemigreerd en geconverteerd?
Alles af kunnen vinken? Dan voeren we de definitieve dataconversie uit; zoals het invoeren van actuele grootboeksaldi, onderhanden werk, of verlofuren van medewerkers. Dan, met alle gegevens up-to-date, is het tijd voor champagne! De livegang is een feest waard, een erkenning voor het harde werk van iedereen. Het is ook het moment waarop onze consultants de beheertaken overdragen aan jouw interne team. En maak je geen zorgen, onze ondersteuning stopt hier niet. We bieden onderhouds- en beheerpakketten zoals KWEEKERS Basis en Zorgeloos aan om je organisatie te blijven ondersteunen.
Stap 5: Leren en verbeteren
Na de livegang komen onvermijdelijk nieuwe uitdagingen aan het licht. Dit is normaal en een essentieel onderdeel van elk digitaliseringstraject. In de nazorgfase gebruiken we de opgedane ervaring en feedback om problemen op te lossen en de bedrijfsvoering verder te optimaliseren. Ons doel is om zelfstandigheid binnen je organisatie te bevorderen, maar we blijven beschikbaar om te helpen waar nodig. Vaak kunnen de meeste vragen en problemen door jullie zelf worden opgelost, mede dankzij de trainingen en het inwerktraject.
We hechten veel waarde aan het evalueren van elk project. Wat ging er goed en wat kon beter? Deze inzichten gebruiken we om ook onze eigen processen te verbeteren. Standaarden van onze ISO-certificering helpen ons hierbij. Samen met de projectmanager en de projectleider van KWEEKERS houd je een evaluatieoverleg. Na dit overleg vul je een projectevaluatie in via ons klantportaal. Dit proces wordt afgerond met het opstellen van een decharge document, dat de officiële afronding van het project markeert en ons als uitvoerder ontslaat van verdere verplichtingen.
De zorg laten zorgen
Wat ons betreft is elke minuut besteed aan administratie, een minuut te veel. Daarom willen wij zorgorganisaties weer kunnen laten focussen op dat wat hen voor belangrijk is. Elke minuut besteed aan administratie, is een minuut geen luisterend oor. Een minuut geen compassie, een minuut haasten om door te rennen naar de volgende cliënt. KWEEKERS wil ervoor zorgen dat de menselijkheid behouden blijft in de zorg. Aandacht, liefde en écht de tijd (kunnen) nemen om rustig een bakje koffie te doen, stil te staan, te luisteren en contact te maken. Geen tijd meer verspillen aan administratieve lasten, foutgevoelige data of slecht inzicht in data. Wel écht tijd krijgen voor aandacht, want aandacht laat alles groeien! Daarom houden wij het doel dat ons verbindt elke dag haarscherp op ons netvlies: