Het volgende project met Revant: Financieel en inkoopmanagement
“Tijdens een stuurgroepvergadering vroeg een manager, die op de zijlijn betrokken was bij deze trajecten, wanneer we het volgende project met KWEEKERS opstarten. Dat zegt volgens ons genoeg.”
Revant is hét expertisecentrum voor medisch specialistische revalidatie in West-Brabant en Zeeland. Zij bieden verschillende soorten revalidatie bij een complexe zorgvraag. De revalidanten bij Revant revalideren met een team van behandelaars afgestemd op de persoonlijke situatie. In een eerder samenwerkingstraject met KWEEKERS werd een optimalisatieslag gemaakt binnen de HR- en salarisadministratieprocessen. Na een succesvolle livegang stond al snel een volgend project op de planning: implementatie van AFAS voor Financieel en Inkoopmanagement. We spraken met Tessy Daamen en Martien van Hooijdonk.
Martien werkt als Coördinator FSA (Financiële & Salarisadministratie) bij Revant. Inmiddels zet hij zich alweer zestien jaar in voor de organisatie. Vanuit zijn rol was hij betrokken bij een eerder optimalisatieproject met KWEEKERS, gericht op de implementatie van AFAS voor salarisadministratie en HRM. Dat project heeft hij destijds samen met Eveline opgepakt. Na een succesvolle livegang was het tijd voor een vervolgtraject. Martien: “Ik was erg tevreden over het implementatietraject voor de Salarisadministratie. Daarom was ik ook een groot voorstander van verdere implementatie van AFAS binnen Revant.”
Benieuwd naar dit implementatietraject en de voordelen voor Revant? Klik hier om het hele verhaal te lezen.
Voor het tweede traject met KWEEKERS werd de samenwerking opgezocht met Tessy, Inkoopadviseur bij Revant. Vanuit haar functie is ze onder andere verantwoordelijk voor het inkoopbeleid van Revant en zorgt ze voor management van leveranciers en contracten. Tessy: “Voor mijn komst 2,5 jaar geleden was er geen afdeling voor inkoop. Die afdeling is de afgelopen jaren opgebouwd. Daarbij hebben we ons eerst gefocust op het herzien van het beleid en bouwen met het team. Eerst zorgen dat de basis goed is om vervolgens een overstap te maken naar een systeem dat past bij onze processen.” Door de eerdere positieve ervaringen van Martien was de keuze voor dat systeem al snel duidelijk: AFAS!
In een korte tijd enorme slagen maken
Na de livegang van AFAS HRM en Salarisadministratie in januari 2022, werd in maart een nieuw projectplan ontwikkeld voor Financieel en Inkoop. Tessy: “Dat plan werd in mei besproken om er vervolgens vrijwel direct een klap op te geven. De eerste stappen werden vervolgens gezet in augustus; in september startte de implementatie echt.” Martien was erg te spreken over de samenwerkingsvorm in het eerste traject bij KWEEKERS. In dat traject waren Consultants Romano en Jutta zeer regelmatig op het kantoor van Revant te vinden om samen stappen te zeten. Martien: “Ik wil mensen graag bij elkaar hebben. Toen er op de oorspronkelijke offerte vanuit KWEEKERS benoemd werd dat Consultants op afstand zouden werken, ben ik hier meteen het gesprek over aangegaan met Jacques (Financieel Directeur bij KWEEKERS) en Judith (Projectleider bij KWEEKERS). Door samen het gesprek aan te gaan kwamen we al snel tot een oplossing: onze woensdagen werden bestempeld als projectdagen. Op die dagen waren KWEEKERS Consultants David en Julia tegelijkertijd op ons kantoor om aan het project te werken. Op die manier zaten we echt met zijn allen in één ruimte.”
Samen op dezelfde locatie aan hetzelfde project werken is natuurlijk onwijs fijn om direct spijkers met koppen te kunnen slaan. “Je bent dan echt op hetzelfde moment aan hetzelfde bezig”, zegt Tessy. “Daardoor kun je direct keuzes met elkaar maken. Alles houdt namelijk verband met elkaar. Door met elkaar te zitten kun je direct consequenties van keuzes doornemen en gemakkelijker schakelen. Het werken met onze projectgroep verliep dan ook erg soepel op die manier. Dat heeft echt zijn meerwaarde bewezen.” Door het harde werk van beide partijen was de livegang van deze implementatie al op 1 januari 2023.
Procesversneller voor Revant
Door de implementatie van AFAS voor Financieel en Inkoop heeft Revant veel efficiencyslagen kunnen maken. Martien: “In januari 2022 gingen we live met AFAS Salarisadministratie. Dat was natuurlijk heel spannend omdat dat goed moest gebeuren. Bij de implementatie van nieuwe software komt een andere manier van werken kijken, waar mensen intern aan moesten wennen. Omdat we destijds alleen Salarisadministratie hadden aangepakt en Financieel in een later stadium kwam, hadden we in de beginperiode een extra handmatige handeling te pakken. Er was namelijk een handmatige export van de salarisadministratie uit AFAS nodig om vervolgens handmatig te implementeren in Exact voor de financiële afhandeling. Gelukkig wisten we destijds al dat dit weg zou vallen met de implementatie van AFAS Financieel.” De gehele financiële afdeling heeft geen problemen ervaren met de overgang naar AFAS. Consultant Julia stond in de beginperiode stand-by om eventuele problemen te tackelen, maar dat bleek al snel overbodig. “Omdat we in het voortraject duidelijk richting hadden bepaald wisten we goed wat ons te wachten stond. Het is nu met name een kwestie van wennen en je weg vinden in de software.”
Ook bij de inkoopafdeling van Revant worden direct na de livegang de eerste voordelen zichtbaar. Tessy: “Voordat AFAS geïmplementeerd was, maakten we binnen de inkoopafdeling geen gebruik van een systeem. Ja, we kregen de inkoop binnen via een systeem, maar daar werd het vervolgens niet verwerkt. Dat kwam via onze mailbox binnen, waarna wij het vervolgens handmatig in Exact zetten om vanuit daar een inkooporder te maken of versturen. Veel handmatige handelingen, dus. Door de implementatie van AFAS komen aanvragen nu op een centrale plek binnen en heb je beperkte handelingen. Je keurt een binnengekomen workflow goed of af. Of je stelt direct via AFAS een aanvullende vraag aan een ondersteunende dienst. De eerste efficiencyslag is daarin dus echt gemaakt en direct zichtbaar.”
Geven en nemen staat centraal binnen een echte samenwerking
Om een implementatie tot een succes te maken, is het belangrijk dat beide partijen bereid zijn om er hard voor te werken. Vanuit die hoedanigheid zorgen wij er altijd voor dat we open communiceren en verwachtingen uitspreken. Tessy: “Ik vond het in het begin spannend welke gegevens ik waar moest aanleveren, waar ik over na moest denken en tot in welke detail. KWEEKERS heeft daarin echt geluisterd naar mijn behoeften en vooraf duidelijk gecommuniceerd wat er verwacht werd en welke informatie zij van ons nodig hadden. En dan ook nog eens in welke volgorde. Die begeleiding vond ik persoonlijk erg prettig. Zij hebben echt alle opties aan ons voorgelegd en ons uiteindelijk de keuze laten maken wat het beste bij Revant paste.”
De samenwerking met onze klanten gaan we altijd aan op basis van onze kernwaarden: TROUW, VUUR, ECHT en WAUW. Daarover vertelt Tessy: “Je kunt bij KWEEKERS goed aangeven wat je verwacht. Ze denken echt met je mee om tot een oplossing te komen die bij onze organisatie past. Daarnaast staan ze voor je klaar op het moment dat je tegen een probleem aanloopt. Voor mij voelt het echt als een samenwerking waarin geven en nemen centraal staat.” Daarop vult Martien aan: “En persoonlijk contact is daarin ook onmisbaar. Als je goed persoonlijk contact hebt en leuk met elkaar omgaat, dan is het al snel goed. De Consultants van KWEEKERS zijn natuurlijk extern, maar voelen voor ons als eigen collega’s. Dat merk je aan alle kanten. We hebben het heel leuk gehad en veel lol gehad, maar ondertussen is er ook hard gewerkt. Als je het naar je zin hebt, ben je ook veel productiever naar mijn mening. Daarnaast merk je dat de Consultants van KWEEKERS echt verstand van zaken hebben. Dat viel mij bij beide trajecten op.”
Blijven optimaliseren voor het beste resultaat
In de komende periode zullen er met name optimalisaties worden gedaan om nog meer efficiencyslagen te kunnen maken binnen de organisatie. Tessy: “We werken nu ongeveer twee maanden met AFAS. In de loop van de tijd worden procedures toch aangepast of anders en in de praktijk lopen dingen toch anders dan op papier. Binnen de inkoopmodule willen we nog wat puntjes op de i zetten. Daar hebben we nog wel wensen tot verbetering om uiteindelijk tot een soort Inkoop 2.0 te komen.” Daarop vult Martien aan: “Ons doel is om AFAS zo efficiënt mogelijk in te zetten voor de ondersteunende afdelingen HRM, Finance & Control en ICT van Revant. Daarbij willen we ook de werkprocessen beter integreren.” Ook binnen de organisatie wordt uitgekeken naar vervolgtrajecten met KWEEKERS. Tessy en Martien zeggen daarop lachend: “Tijdens een stuurgroepvergadering vroeg een manager, die op de zijlijn betrokken was bij deze trajecten, wanneer we het volgende project met KWEEKERS opstarten. Dat zegt volgens ons genoeg.”