Rob Peetoom: salons draaien soepeler dankzij geoptimaliseerde processen
“We hebben gekozen voor de Service Level Agreement (SLA) die KWEEKERS aanbiedt, wat snelle en duidelijke antwoorden garandeert op al onze vragen over de software van AFAS.”
Rob Peetoom is een Nederlands familiebedrijf van kappers- en schoonheidssalons, geleid door Rochelle Peetoom. De salons hebben een flinke reputatie opgebouwd met stijlvolle salons in onder andere Nederland, New York en Bali. Achter de schermen werkt het team voortdurend aan het verbeteren van hun interne processen, waaronder HR, Payroll en de boekingssystemen. Marinka Graafmans, HR Manager bij Rob Peetoom, vertelt hoe KWEEKERS de specifieke uitdagingen van het bedrijf begrijpt en helpt om de bedrijfsvoering zowel voor de salons als het HR-team te optimaliseren.
Efficiënter en doelgericht werken dankzij de SLA
Voordat Rob Peetoom met KWEEKERS in zee ging, werkten ze met een andere AFAS-partner. Volgens Marinka was deze eerdere samenwerking uitdagend en niet passend bij de wensen van Rob Peetoom: “Met een groeiende organisatie en een vernieuwde HR-strategie waren wij op zoek naar een partner waarmee onze visie op interne processen overeenkwam. We vonden in KWEEKERS een partner die aan deze behoefte kon voldoen.”
Via AFAS Software kwam Rob Peetoom in contact met KWEEKERS. Marinka: “Na het eerste contact met Joris Samson en Wessel Touw, waren we direct enthousiast over de snelle service en de persoonlijke aanpak.” Deze kennismaking leidde in januari 2023 tot een frisse start van de samenwerking. “We hebben gekozen voor de Service Level Agreement (SLA) die KWEEKERS aanbiedt, wat snelle en duidelijke antwoorden garandeert op al onze vragen over de software van AFAS. KWEEKERS heeft ons onder meer geholpen met het instellen van specifieke looncomponenten en de bijbehorende processen. Ze hebben onze rapportages verbeterd en nieuwe werkgeverprofielen in ons systeem opgezet. Dankzij deze aanpassingen kunnen we nu efficiënter en doelgerichter werken,” vertelt ze.
Marinka beschrijft hoe KWEEKERS de AFAS Pocket app heeft ingericht voor het beheer van reiskostenvergoedingen en verlofregistraties. Marinka: “Dankzij deze instelling is onze administratie veel eenvoudiger geworden. Via de app kunnen we makkelijk en snel reiskosten indienen of verlofdagen regelen, waar we ook zijn. Jerry Dap, Senior Service Consultant AFAS bij KWEEKERS, heeft de app in slechts één dag opgezet en elke stap helder uitgelegd. Dit heeft ons veel tijd bespaard en stelt ons in staat om nu zelf efficiënt met de app te werken. Dit proces verliep ontzettend soepel.”
Zelf de leiding nemen met de kennis van KWEEKERS
De duidelijke instructies en uitgebreide documentatie van KWEEKERS zorgt ervoor dat de HR-afdeling nieuwe processen snel eigen kan maken. “We nemen graag zelf de leiding. Het naslagwerk van KWEEKERS is hierbij heel handig. Ze documenteren elke opgeloste vraag zorgvuldig en geven duidelijke instructies voor het toepassen van nieuwe werkprocessen.” Verder licht ze toe hoe ze zelf actief gebruikmaakt van het klantportaal: “De instructies zijn zo helder dat ik meestal zelf aan de slag ga met de HR-taken binnen de software. Dit versnelt ons werkproces en verhoogt onze efficiëntie.”
Marinka waardeert de combinatie van professionaliteit en persoonlijke benadering van KWEEKERS. “Het is heel prettig samenwerken met hen. Ze pakken onze HR-vraagstukken snel op en komen met effectieve oplossingen. Ze laten het altijd lijken alsof onze vragen eenvoudig op te lossen zijn, ook al weet ik dat dit niet altijd het geval is. Ze begrijpen snel onze behoeften en leveren oplossingen die ons echt vooruit helpen,” voegt ze eraan toe.
Meer tevreden medewerkers door verbeterde HR-processen
Sinds de start van de samenwerking met KWEEKERS en de doorgevoerde optimalisaties ervaren de medewerkers in de salons minder frustraties vertelt Marinka. “De samenwerking met KWEEKERS heeft onze workflows niet alleen verbeterd, maar biedt ons ook de kans om continu onze HR processen te verbeteren en uit te breiden. Dit zorgt ervoor dat onze medewerkers makkelijker kunnen omgaan met de taken die zij binnen de AFAS Software uitvoeren zoals nieuwe collega’s aanmelden, uren boeken, verlof aanvragen en verzuimregistratie.”
Digitaliseren, automatiseren en inzicht met U-Turn en Power BI
Rob Peetoom blijft samenwerken met KWEEKERS om hun bedrijfsprocessen nog verder te verbeteren. Marinka licht toe: “Op korte termijn hebben we nog een aantal optimalisaties gepland staan. Zo willen we met KWEEKERS onderzoeken wat Power BI voor de organisatie zou kunnen betekenen. Daarnaast willen we verder met het digitaliseren van bepaalde processen. Nu worden bijvoorbeeld brieven, zoals promotiebevestigingen en salarisverhogingen, nog handmatig per mail verstuurd. Uiteindelijk willen we dit automatiseren via de software van AFAS. Als we kijken naar de lange termijn, hebben we een grote wens om ons medewerkerssysteem te integreren met het reserveringssysteem via de U-Turn van KWEEKERS. De U-Turn is een platform dat schakelt tussen bedrijfssoftware-omgevingen en third-party applicaties. De koppeling tussen het systeem voor klanten en de software van AFAS zorgt er uiteindelijk voor dat salonmanagers bij afwezigheid van medewerkers niet meer handmatig block-outs hoeven toe te voegen in het klantsysteem. Bij vakanties, verzuim of het geven van trainingen zullen de medewerkers automatisch niet meer boekbaar zijn. Dit komt omdat de U-Turn ervoor zorgt dat beide systemen met elkaar communiceren en informatie uitwisselen. Aan het eind van de dag scheelt dit de salonmanagers heel veel tijd.”